Bürokraft (m/w/d)

Stellenbeschreibung Verwaltungsangestellte_r gesundheitspflegerische Dienste

1. Stellenbezeichnung

Verwaltungsangestellte_r in der Sozialstationen, SAPV oder Familienservice

2. Stelleneinordnung

2.1 Vorgesetzte Stelle
Dienstvorgesetzte ist die Direktion des Caritasverbandes und Leitung gesundheitspflegerische
Dienste.
Fachvorgesetzte ist die Leiter_in der Einrichtung

2.2 Nachgeordnete Stelle
keine

2.3 Vertretungsregelung
Nach Delegation durch die Leitung vertreten sich die Verwaltungsangestellten der Einrichtung gegenseitig.

3. Zielsetzung

Der Dienst an alten, kranken, pflegebedürftigen und behinderten Menschen zählt zu den elementaren Aufgaben der christlichen Gemeinde. Dieser Dienst christlicher Nächstenliebe gilt dem ganzen Menschen. Er umfasst leibliche Pflege ebenso wie seelsorgerischen Beistand und geistliche Begleitung in Alter, Krankheit und Sterben. Der/die Stelleninhaber_in hat in seinem/ihrem Zuständigkeitsbereich die Zielsetzung der Caritas als Wesensäußerung der katholischen Kirche im Sinne unseres Leitbildes zu verwirklichen.

Der/ dem Verwaltungsangestellten obliegt die termingerechte Erledigung aller anfallenden bzw. übertragenen stationsinternen Verwaltungsarbeiten, insbesondere die Rechnungsstellung an die Kostenträger, die zeitnahe Buchung der Geschäftsvorfälle zum Zweck der Darstellung des betrieblichen Ergebnisses und die sonstige Unterstützung der Einrichtungsleitung bei der Erledigung ihrer verwaltungsmäßigen Aufgaben.

4. Aufgaben

4.1 Allgemeine Verwaltungstätigkeit

• Erledigung des Schriftverkehrs nach Vorlage
• Koordinierung von Postein- sowie –ausgang und die Postverteilung
• Verwaltungstätigkeiten bezüglich des Fuhrparkmanagements und des Versicherungswesens
• In Absprache mit der Einrichtungsleitung Durchführung von Bestellung für Bürobedarf und Kontrolle des Wareneingangs
• Führung der Barkasse gemäß internen Vorgaben
• Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen und der Schweigepflicht
• Ansprechpartner_in für alle Interessenspartner_innen sein
• Empfang, Begrüßung und ggf. Bewirtung von Gästen und Besucher_innen der Einrichtung
• Strukturierter Informationsaustausch mit allen Interessenspartner_innen (z.B. Vorgesetzte, Mitarbeiter_innen, Kostenträger)
• Entgegennahme von Telefongesprächen
• Internen Informationsaustausch mittels OneNote (wo zutreffend)
• Verwendung von Spenden/-Förderkontengeldern in Absprache mit der Einrichtungsleitung

4.4 Büroorganisation

• Patientenakten anlegen und führen
• Digitale Ablage (im ELO) des vorhandenen Schriftgutes, Archivierung gemäß der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen
• Anwendung aktueller Formulare im Verwaltungsbereich

4.5 EDV

• Ansprechpartner_in für den IT-Dienstleister
• Regelmäßige Datensicherung
• Aktualisierung der eingesetzten Software
• Service und Reparatur der Peripheriegeräte organisieren

4.6 Support im Rahmen der Touren- und Einsatzplanung

• Erfassen, ergänzen, kontrollieren von Stammdaten in einem genutzten EDV-System (Stammdatenpflege)
• Zuarbeit im Verordnungs- und Genehmigungsverfahren
• Mitarbeiter_innenzeiterfassung und deren Aufbereitung, ggf. Transfer in die Lohnbuchhaltung

4.7 Fakturierung

• Unterstützung beim Abgleich der Plandaten mit den dokumentierten Leistungsdaten und der mobilen Datenerfassung in der Branchensoftware
• Erstellen der Abrechnungsunterlagen an die Kostenträger analog und digital
• Kontrolle der Ausgangsrechnungen mit den erfassten Leistungsdaten
• Postversand der Ausgangsrechnungen unter Beifügung abrechnungsrelevanter Unterlagen (z.B. Verordnungen, Begleitzettel)
• Aufbereitung und Versand der Abrechnungsdaten im Rahmen des beleglosen elektronischen Datenaustausches
• Bearbeitung von Reklamationen
• Übermittlung der Abrechnungsdaten an die Finanzbuchhaltung (Auslesen der Werte mittels Schnittstelle zwischen Branchensoftware und Buchhaltung)

4.8 Buchhaltung

• Erstellen der aus der Rechnungserstellung resultierenden Lastschrift Aufträge und Übermittlung an die Bank
• Erledigung des laufenden Zahlungsverkehrs
• Vorkontierung aller buchungsrelevanten Belege
• Übernahme von abrechnungsrelevanten Daten in die Finanzbuchhaltung
• Verbuchen aller Geschäftsvorfälle /Kreditoren/Debitorenbuchhaltung
• Erstellung von betriebswirtschaftlichen Auswertungen nach Vorgabe
• Prüfung der Offene-Posten-Buchhaltung, Überwachung des Zahlungseingangs
• Erledigung des Mahnwesens gemäß den internen Vorgaben
• Ablage der Buchungsunterlagen analog und digital
• Aufbereitung von statistischen Auswertungen aus der Branchensoftware
• Vorbereitende Arbeiten zur Erstellung des Jahresabschlusses nach Vorgabe

4.9 Sonstige Aufgaben

• Teilnahme an Dienstbesprechungen
• Teilnahme an internen Arbeitsgruppen
• Einhaltung der Vorschriften bezüglich Unfallverhütung und des Arbeitsschutzes
• Beachtung der internen Regelungen zum Umgang mit dem Dienstwagen
• Carinetnutzung
• Nutzung des elektronischen Qualitätshandbuchs (Caripedia)
• Protokollnachlese bei Abwesenheit
• Ggf. Übernahme von Praxisanleitung im Rahmen der Ausbildung Kauffrau/mann für Büromanagement

5. Anforderungsprofil

5.1 Fachliche Qualifikation

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Verwaltung wünschenswert
• Fundierte EDV-Kenntnisse
• Sicherer Umgang mit MS Office und Internet
• Ggf. Ausbildereignungsschein

5.2 Persönliche Qualifikation

• Team- und Kooperationsfähigkeit
• Fähigkeit und Bereitschaft zur Kommunikation und Kooperation mit Patienten, Angehörigen, Mitarbeitern, Vorgesetzten und anderen am Pflegeprozess beteiligten Gruppen
• Fähigkeit, Verantwortung zu übernehmen und wahrzunehmen
• Organisationsfähigkeit
• Sicheres Auftreten, sprachliche Gewandtheit
• Einsatzbereitschaft und Flexibilität
• Fähigkeit zur ständigen und umfassenden eigenen Fort- und Weiterbildung
• Fähigkeit, berufliche Erfahrung weiter zu geben und fachliches Wissen zu vermitteln
• Positive Einstellung zu den Zielen der katholischen Kirche und ihrer sozialen Arbeit sowie zum Leitbild des Caritasverband Westeifel e. V.

Der/die Stelleninhaber_in übernimmt insbesondere die Aufgaben

• der Buchhaltung
• der Fakturierung

Wir bieten:

• Eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem engagierten Team
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